Tietosuojaseloste Food Market Herkun tilaustoimintaan

TIETOSUOJASELOSTE 25.5.2018

HOK-ELANNON FOOD MARKET HERKUN TILAUSTOIMINTAAN LIITTYVÄ REKISTERI

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

  1. Rekisterinpitäjä

HOK-Elanto Liiketoiminta Oy

Postiosoite: PL 53, 00441 Helsinki
Käyntiosoite: Kaupintie 14, 00440 Helsinki
Y-tunnus:1837957-3

S-ryhmän asiakasomistajapalvelu:

PL 53, 00441 Helsinki Kaupintie 14, 00440 Helsinki 1837957-3

010 76 5858 (puhelun hinta 0,084€/min)

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

  1. Rekisteriasioitahoitavahenkilö

hok-elanto.tietosuoja@sok.fi

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkaan tekemän tilauksen keräämiseen ja toimittamiseen sekä mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseen. Tilauksen voi tehdä Food Market Herkkuun verkkosivuilla, puhelimitse tai palvelupisteellä.

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Sopimus, joka muodostuu kun asiakas täyttää tilauslomakkeen verkkosivuilla, puhelimitse myyjän avustamana tai palvelupisteellä.
 

  1. Käsiteltävät henkilötiedot
    • nimi
    • osoite
    • sähköpostiosoite
    • puhelinnumero
    • Stockmann kanta-asiakasnumero Stockmann-pisteiden kirjaukseen.
  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
  • Henkilötiedot: etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot: toimitusosoite, matkapuhelin, sähköpostiosoite
  • Stockmann-kortin numero Stockmann-pisteiden kirjaamista varten 
  1. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta verkkosivujen lomakkeen avulla, puhelimitse myyjän avustamana tai palvelupisteellä.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat asiakkaan tilauksen toimittamiseen asiakkaalle.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Asiakkaan ilmoittamaa Stockmannin kanta-asiakkuuden numeroa käytetään, jotta tieto tilauksen loppusummasta voidaan välittää Stockmannille. Stockmann kirjaa kanta-asiakasnumeron ja tilauksen loppusumman asiakkaan ostokertymään.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

  1. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

  1. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Henkilötietoja säilytetään tilauksen toimituksen jälkeen korkeintaan 3 kuukautta mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseksi.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

  1. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Emme voi toimittaa asiakkaan tilausta ilman henkilötietojen käsittelyä.

  1. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Käyttämämme järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.